Nutzungsbedingungen

Fassung 1.0, Stand 30.09.2026. English version

Produkt: Schwärzwerk, Desktop-Anwendung, Cloud und Browser-Erweiterung
Anbieter: Respeak GmbH, Kaiserstraße 89–93, 76133 Karlsruhe
Ansprechpartner: Dr. Tim Rietz, Geschäftsführer
Dokument: Fassung 1.0
Stand: 30.09.2026

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Nutzungsbedingungen gelten für Verträge über die Nutzung der Software Schwärzwerk zwischen der Respeak GmbH, Kaiserstraße 89–93, 76133 Karlsruhe (nachfolgend „Respeak“) und ihren Kunden. Sie gelten für Käufe im Kundenkonto ebenso wie für Verträge, die durch Annahme eines Angebots von Respeak zustande kommen.

(2) Schwärzwerk wird ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen überlassen. Unternehmer ist auch, wer als Angehöriger eines freien Berufs für seine berufliche Tätigkeit kauft. Der Kunde bestätigt beim Vertragsschluss, dass er für seine gewerbliche oder selbständige berufliche Tätigkeit handelt.

(3) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn Respeak ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

(4) Individuelle Vereinbarungen, insbesondere ein angenommenes Angebot, gehen diesen Nutzungsbedingungen vor. Schließt eine Behörde einen Vertrag nach den Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT), gilt allein dieser Vertrag mit seinen Anlagen.

§ 2 Leistung

(1) Schwärzwerk erkennt personenbezogene Daten in Dokumenten und ersetzt sie durch Platzhalter oder entfernt sie aus der Datei. Vor der Ausgabe kann der Nutzer jeden Fund in einem Prüfeditor annehmen, ändern oder verwerfen. Der Funktionsumfang im Einzelnen ergibt sich aus dem Angebot oder, bei einem Kauf im Konto, aus der Produktbeschreibung auf schwaerzwerk.de zum Zeitpunkt des Kaufs.

(2) Ein Sitz umfasst die folgenden Betriebsarten:

a) die Desktop-Anwendung für Windows und macOS, die Dokumente auf dem Rechner des Nutzers verarbeitet,
b) die Verarbeitung in der von Respeak betriebenen Installation unter app.schwaerzwerk.de, gehostet in Deutschland (nachfolgend „Cloud“),
c) die Browser-Erweiterung, die Dateien vor dem Hochladen in unterstützte Dienste prüft und dafür die Cloud nutzt.

Die Systemvoraussetzungen der Desktop-Anwendung nennt das Dokument „Anforderungen und Leistung“ in der jeweils aktuellen Fassung.

(3) Der Betrieb von Schwärzwerk auf einem Server des Kunden ist nicht Gegenstand dieser Nutzungsbedingungen und wird gesondert vereinbart.

(4) Die Erkennung arbeitet automatisch mit statistischen Verfahren. Sie kann einzelne personenbezogene Daten übersehen und Begriffe markieren, die keine sind. Geschuldet ist eine Erkennung nach dem jeweiligen Stand der Software; eine fehlerfreie Erkennung aller personenbezogenen Daten ist nicht geschuldet. Aus diesem Grund sieht Schwärzwerk die Prüfung durch den Nutzer vor (§ 5 Abs. 1).

§ 3 Konto und Vertragsschluss

(1) Die Nutzung setzt ein Konto voraus, das der Kunde unter app.schwaerzwerk.de anlegt. Der Kunde hält seine Angaben aktuell und schützt die Zugangsdaten vor dem Zugriff Dritter.

(2) Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde im Konto einen Kauf abschließt oder ein Angebot von Respeak in Textform annimmt.

(3) Vor dem Kauf kann der Kunde Schwärzwerk unentgeltlich testen. Den Umfang des Tests legt Respeak fest und kann ihn ändern; einen Anspruch auf einen Test gibt es nicht. Für den Test gelten diese Nutzungsbedingungen mit Ausnahme von § 7. Während des Tests haftet Respeak nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

§ 4 Sitze und Nutzungsrecht

(1) Ein Sitz ist einer namentlich benannten natürlichen Person zugeordnet (benannter Nutzer). Mehrere Personen dürfen sich einen Sitz nicht teilen, und Zugangsdaten dürfen nicht weitergegeben werden. Je Sitz darf zur gleichen Zeit eine Sitzung in der Cloud bestehen.

(2) Der Kunde kann einen Sitz einer anderen Person zuordnen, wenn der bisherige Nutzer ihn dauerhaft nicht mehr nutzt, etwa nach einem Wechsel der Zuständigkeit.

(3) Der benannte Nutzer darf die Desktop-Anwendung auf den Rechnern installieren, mit denen er arbeitet. Respeak kann die Zahl der Rechner, die je Sitz mit dem Konto verbunden sind, in angemessenem Umfang begrenzen.

(4) Respeak räumt dem Kunden für die Laufzeit des Vertrages das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, Schwärzwerk im Umfang der gebuchten Sitze für seine eigene berufliche oder geschäftliche Tätigkeit zu nutzen. Das schließt Dokumente seiner Mandanten, Patienten und Auftraggeber ein. Die Überlassung an Dritte, die Vermietung und das Angebot von Schwärzwerk als Dienstleistung für Dritte sind nicht gestattet.

(5) Die Rechte des Kunden nach §§ 69d und 69e UrhG bleiben unberührt. Darüber hinaus darf der Kunde die Software nicht bearbeiten, zurückentwickeln oder ihre Lizenzprüfung umgehen.

(6) Die Desktop-Anwendung prüft ihre Lizenz über das Konto. Endet der Vertrag, erlischt die Lizenz, und die Anwendung verarbeitet keine neuen Dokumente mehr. Ergebnisse, die auf den Rechnern des Kunden liegen, bleiben dort.

§ 5 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde prüft jedes Ergebnis, bevor er es weitergibt oder weiterverarbeitet. Ob ein Dokument ausreichend geschwärzt oder pseudonymisiert ist, entscheidet der Kunde.

(2) Der Kunde ist für die Verarbeitung seiner Dokumente datenschutzrechtlich verantwortlich. Er stellt sicher, dass er die Dokumente mit Schwärzwerk verarbeiten darf.

(3) Unterliegt der Kunde einer Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB, lädt er Dokumente mit fremden Geheimnissen erst dann in die Cloud und schaltet den Glossar-Abgleich erst dann ein, wenn der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Vereinbarung zur Verschwiegenheit nach § 10 Abs. 3 und 4 geschlossen sind.

(4) Die Nutzung ohne Mengenbegrenzung gilt für die übliche Arbeit der benannten Nutzer. Nicht gestattet sind rechtswidrige Inhalte, Eingriffe in die Sicherheit oder Stabilität der Cloud, Lasttests und eine automatisierte Nutzung an den vorgesehenen Oberflächen vorbei.

§ 6 Aktualisierungen, Unterstützung und Verfügbarkeit

(1) Während der Laufzeit stellt Respeak neue Fassungen der Software bereit. Respeak entwickelt Schwärzwerk weiter und darf Funktionen, Schnittstellen und Erkennungsmodelle ändern, anpassen, erweitern oder einstellen, soweit der vereinbarte Funktionsumfang dadurch insgesamt nicht unangemessen beeinträchtigt wird. Neue Funktionen werden Vertragsbestandteil, wenn Respeak sie Neukunden im gebuchten Umfang ohne Aufpreis anbietet oder die Parteien sie gesondert vereinbaren.

(2) Respeak beantwortet Fragen zur Anwendung und zu Störungen per E-Mail an Werktagen zu den üblichen Geschäftszeiten.

(3) Einblick in Dokumente des Kunden nimmt Respeak im Rahmen der Unterstützung nur, wenn der Kunde das veranlasst, etwa indem er eine Datei zur Fehlersuche übermittelt oder eine Sitzung zur Fernunterstützung startet.

(4) Respeak betreibt die Cloud mit der Sorgfalt eines ordentlichen Anbieters. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nicht vereinbart. Wartungsarbeiten kündigt Respeak nach Möglichkeit vorher an. Die Desktop-Anwendung verarbeitet Dokumente ohne Verbindung zur Cloud; für die Lizenzprüfung und für Aktualisierungen verbindet sie sich mit Servern von Respeak.

§ 7 Preise und Zahlung

(1) Es gelten die Preise je Sitz, die bei Vertragsschluss im Konto angezeigt oder im Angebot genannt sind. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Vergütung ist für den gewählten Abrechnungszeitraum, einen Monat oder ein Jahr, im Voraus fällig. Bei einem Kauf im Konto zahlt der Kunde per Karte oder SEPA-Lastschrift über den Zahlungsdienstleister Stripe. Bei einem Vertrag auf Angebot gilt die im Angebot genannte Zahlungsweise; stellt Respeak eine Rechnung, ist sie innerhalb von 14 Tagen nach Zugang zahlbar. Rechnungen stellt Respeak elektronisch zur Verfügung.

(3) Mit jeder Verlängerung gilt für den neuen Abrechnungszeitraum der dann aktuelle Listenpreis für Neukunden. Ändert sich dadurch der Preis des Kunden, teilt Respeak ihm das mindestens 30 Tage vor Beginn dieses Abrechnungszeitraums per E-Mail mit. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen (§ 8 Abs. 2).

(4) Scheitert eine Zahlung, unternimmt Respeak weitere Versuche und benachrichtigt den Kunden. Solange diese Versuche laufen, bleibt der Zugang offen. Bleibt die Zahlung auch danach aus, kann Respeak den Vertrag kündigen; das Konto ist dann nur noch lesbar, und die Desktop-Anwendung verarbeitet keine neuen Dokumente mehr.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft für den gewählten Abrechnungszeitraum und verlängert sich jeweils um denselben Zeitraum, wenn er nicht gekündigt wird.

(2) Beide Parteien können zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, der Kunde im Konto oder in Textform, Respeak in Textform mit einer Frist von einem Monat. Bereits gezahlte Vergütung wird nicht anteilig erstattet, soweit diese Nutzungsbedingungen nichts anderes bestimmen.

(3) Weitere Sitze kann der Kunde jederzeit hinzubuchen; sie werden für den laufenden Abrechnungszeitraum anteilig berechnet. Eine Verringerung der Sitze wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für Respeak liegt insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Abmahnung gegen § 4 Abs. 1 oder § 5 Abs. 4 verstößt.

(5) Bis zum Vertragsende kann der Kunde seine Ergebnisse aus der Cloud herunterladen. Rückgabe und Löschung der Dokumente in der Cloud richten sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Kontodaten löscht Respeak, sobald sie für die Abwicklung des Vertrages und für gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht mehr erforderlich sind.

§ 9 Mängel

(1) Der Kunde meldet Mängel in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung. Respeak beseitigt sie in angemessener Frist, nach eigener Wahl durch eine neue Fassung der Software oder eine zumutbare Umgehung.

(2) Dass die Erkennung in einem Dokument ein einzelnes personenbezogenes Datum übersieht oder einen Begriff zu Unrecht markiert, ist für sich genommen kein Mangel, soweit die Erkennung dem Stand der Software nach § 2 Abs. 4 entspricht.

(3) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

(4) Wegen eines Mangels kann der Kunde nach § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 BGB erst kündigen, wenn Respeak ausreichend Gelegenheit zur Beseitigung hatte und diese fehlgeschlagen ist.

§ 10 Datenschutz und Vertraulichkeit

(1) Die Daten des Kontos, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten und Gerätekennungen, verarbeitet Respeak als Verantwortlicher. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

(2) In der Desktop-Anwendung verlassen die Dokumente den Rechner des Kunden nicht. Respeak verarbeitet dabei keine Dokumentinhalte; eine Auftragsverarbeitung findet nicht statt. Eine Ausnahme ist der Glossar-Abgleich, der ab Werk ausgeschaltet ist: schaltet der Kunde ihn ein, werden die Glossareinträge der geteilten Liste an die Cloud übertragen.

(3) Für die Verarbeitung von Dokumenten in der Cloud und für den Glossar-Abgleich schließen die Parteien vor dem ersten Hochladen den Auftragsverarbeitungsvertrag von Respeak nach Art. 28 DSGVO.

(4) Unterliegt der Kunde einer Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB, schließen die Parteien zusätzlich die Vereinbarung von Respeak über die Inanspruchnahme von Dienstleistungen und die Verpflichtung zur Verschwiegenheit.

(5) Respeak verwendet Dokumente des Kunden nicht zum Training, zur Bewertung oder zur Weiterentwicklung von Modellen.

(6) Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Partei, die ihnen im Rahmen des Vertrages bekannt werden, vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus.

§ 11 Haftung

(1) Respeak haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, aus einer übernommenen Garantie und nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Respeak nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also von Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dabei auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens auf die Vergütung, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlt hat.

(3) Hat der Kunde ein Ergebnis ohne die Prüfung nach § 5 Abs. 1 weitergegeben, ist das bei der Bemessung eines Schadensersatzanspruchs als Mitverschulden zu berücksichtigen (§ 254 BGB).

(4) Für den Verlust von Daten auf Systemen des Kunden haftet Respeak nur in dem Umfang, der bei einer regelmäßigen Datensicherung durch den Kunden für die Wiederherstellung angefallen wäre.

(5) Ansprüche des Kunden auf Schadensersatz verjähren in einem Jahr ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Das gilt nicht für die Ansprüche nach Absatz 1.

(6) Die Absätze 1 bis 5 gelten auch für die persönliche Haftung der Organe, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen von Respeak.

§ 12 Änderung dieser Nutzungsbedingungen

(1) Respeak kann diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dafür ein berechtigter Grund besteht, insbesondere eine geänderte Rechtslage, neue Funktionen oder geänderte technische Abläufe. Ausgenommen sind Änderungen der Hauptleistungspflichten und der Preise während der Laufzeit; für Preise gilt allein § 7 Abs. 3.

(2) Respeak teilt Änderungen mindestens vier Wochen vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail mit. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge weist Respeak in der Mitteilung gesondert hin.

(3) Widerspricht der Kunde, gelten die bisherigen Nutzungsbedingungen weiter. Respeak kann den Vertrag dann mit einer Frist von zwei Wochen kündigen und erstattet die im Voraus gezahlte Vergütung für die Zeit nach dem Vertragsende anteilig.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand Karlsruhe. Respeak kann den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand verklagen.

(3) Erklärungen zum Vertrag bedürfen der Textform, soweit diese Nutzungsbedingungen nichts anderes bestimmen.

(4) Ist eine Bestimmung dieser Nutzungsbedingungen unwirksam, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

(5) Verbindlich ist die deutsche Fassung dieser Nutzungsbedingungen. Die englische Fassung dient der Information.

Terms of Use

Version 1.0, as of 30 September 2026. The German version above is binding; this English version is provided for information only.

Section 1 Scope

(1) These Terms of Use apply to contracts for the use of the software Schwärzwerk between Respeak GmbH, Kaiserstraße 89–93, 76133 Karlsruhe, Germany (hereinafter “Respeak”) and its customers. They apply to purchases in the customer account as well as to contracts concluded by accepting a quotation from Respeak.

(2) Schwärzwerk is provided exclusively to entrepreneurs within the meaning of Section 14 of the German Civil Code (BGB), to legal entities under public law and to special funds under public law. Members of a liberal profession purchasing for their professional activity are also entrepreneurs. On conclusion of the contract, the customer confirms that it is acting in the course of its commercial or independent professional activity.

(3) The customer's general terms and conditions do not become part of the contract, even if Respeak does not expressly object to them.

(4) Individual agreements, in particular an accepted quotation, take precedence over these Terms of Use. Where a public authority concludes a contract under the Supplementary Terms of Contract for the Procurement of IT Services (EVB-IT), that contract and its annexes apply exclusively.

Section 2 Services

(1) Schwärzwerk detects personal data in documents and replaces it with placeholders or removes it from the file. Before output, the user can accept, change or reject each finding in a review editor. The functional scope in detail follows from the quotation or, for a purchase in the account, from the product description on schwaerzwerk.de at the time of purchase.

(2) A seat covers the following modes of operation:

a) the desktop application for Windows and macOS, which processes documents on the user's computer,
b) processing in the installation operated by Respeak at app.schwaerzwerk.de, hosted in Germany (hereinafter the “Cloud”),
c) the browser extension, which checks files before they are uploaded to supported services and uses the Cloud for this purpose.

The system requirements of the desktop application are set out in the document “Anforderungen und Leistung” (requirements and performance) in its current version.

(3) Operating Schwärzwerk on a server of the customer is not covered by these Terms of Use and is agreed separately.

(4) Detection works automatically using statistical methods. It may miss individual items of personal data and may mark terms that are not personal data. Respeak owes detection in accordance with the current state of the software; error-free detection of all personal data is not owed. For this reason, Schwärzwerk provides for review by the user (Section 5 (1)).

Section 3 Account and conclusion of contract

(1) An account at app.schwaerzwerk.de is required for use. The customer keeps its details up to date and protects the access credentials against access by third parties.

(2) The contract is concluded when the customer completes a purchase in the account or accepts a quotation from Respeak in text form.

(3) Before purchasing, the customer may test Schwärzwerk free of charge. Respeak determines the scope of the test and may change it; there is no entitlement to a test. These Terms of Use apply to the test with the exception of Section 7. During the test, Respeak is liable only for intent and gross negligence.

Section 4 Seats and right of use

(1) A seat is assigned to one natural person identified by name (named user). Several persons may not share a seat, and access credentials may not be passed on. Only one Cloud session per seat may exist at any one time.

(2) The customer may assign a seat to another person if the previous user permanently no longer uses it, for example after a change of responsibilities.

(3) The named user may install the desktop application on the computers they work with. Respeak may limit the number of computers connected to the account per seat to a reasonable extent.

(4) For the term of the contract, Respeak grants the customer the simple, non-transferable and non-sublicensable right to use Schwärzwerk to the extent of the seats booked for its own professional or business activity. This includes documents of its clients, patients and principals. Making Schwärzwerk available to third parties, renting it out and offering it as a service to third parties are not permitted.

(5) The customer's rights under Sections 69d and 69e of the German Copyright Act (UrhG) remain unaffected. Beyond that, the customer may not modify or reverse engineer the software or circumvent its licence check.

(6) The desktop application checks its licence via the account. When the contract ends, the licence expires and the application no longer processes new documents. Results stored on the customer's computers remain there.

Section 5 Customer obligations

(1) The customer reviews every result before passing it on or processing it further. Whether a document is sufficiently redacted or pseudonymised is for the customer to decide.

(2) The customer is the controller under data protection law for the processing of its documents. It ensures that it is permitted to process the documents with Schwärzwerk.

(3) If the customer is subject to a duty of confidentiality under Section 203 of the German Criminal Code (StGB), it uploads documents containing third-party secrets to the Cloud and enables glossary synchronisation only once the data processing agreement and the confidentiality agreement under Section 10 (3) and (4) have been concluded.

(4) Use without volume limits applies to the usual work of the named users. Unlawful content, interference with the security or stability of the Cloud, load tests and automated use bypassing the intended interfaces are not permitted.

Section 6 Updates, support and availability

(1) During the term, Respeak provides new versions of the software. Respeak develops Schwärzwerk further and may change, adapt, extend or discontinue functions, interfaces and detection models, provided that the agreed functional scope is not unreasonably impaired overall. New functions become part of the contract if Respeak offers them to new customers within the booked scope at no additional charge or if the parties agree on them separately.

(2) Respeak answers questions on use and on malfunctions by e-mail on working days during normal business hours.

(3) In the course of support, Respeak views the customer's documents only where the customer initiates this, for example by sending a file for troubleshooting or by starting a remote support session.

(4) Respeak operates the Cloud with the care of a prudent provider. No specific availability is agreed. Respeak announces maintenance work in advance where possible. The desktop application processes documents without a connection to the Cloud; it connects to Respeak's servers for the licence check and for updates.

Section 7 Prices and payment

(1) The prices per seat displayed in the account or stated in the quotation when the contract is concluded apply. All prices are exclusive of statutory value added tax.

(2) The fee is payable in advance for the chosen billing period, one month or one year. For a purchase in the account, the customer pays by card or SEPA direct debit via the payment service provider Stripe. For a contract based on a quotation, the payment method stated in the quotation applies; where Respeak issues an invoice, it is payable within 14 days of receipt. Respeak provides invoices electronically.

(3) With each renewal, the then-current list price for new customers applies to the new billing period. If this changes the customer's price, Respeak notifies the customer by e-mail at least 30 days before the start of that billing period. The customer may terminate the contract with effect from the end of the current billing period (Section 8 (2)).

(4) If a payment fails, Respeak makes further attempts and notifies the customer. Access remains open while these attempts are ongoing. If payment is still not received thereafter, Respeak may terminate the contract; the account is then read-only and the desktop application no longer processes new documents.

Section 8 Term and termination

(1) The contract runs for the chosen billing period and is renewed for the same period each time unless it is terminated.

(2) Either party may terminate with effect from the end of the current billing period, the customer in the account or in text form, Respeak in text form with one month's notice. Fees already paid are not refunded pro rata unless these Terms of Use provide otherwise.

(3) The customer may add seats at any time; they are charged pro rata for the current billing period. A reduction in seats takes effect at the end of the current billing period.

(4) The right to terminate for good cause remains unaffected. Good cause for Respeak exists in particular if the customer breaches Section 4 (1) or Section 5 (4) despite a warning.

(5) Until the end of the contract, the customer may download its results from the Cloud. The return and deletion of documents in the Cloud are governed by the data processing agreement. Respeak deletes account data as soon as it is no longer required for processing the contract and for statutory retention obligations.

Section 9 Defects

(1) The customer reports defects in text form with a comprehensible description. Respeak remedies them within a reasonable period, at its option by a new version of the software or a reasonable workaround.

(2) The fact that detection misses an individual item of personal data in a document or wrongly marks a term does not in itself constitute a defect, provided that detection corresponds to the state of the software under Section 2 (4).

(3) Strict liability for defects that already existed when the contract was concluded (Section 536a (1), first alternative, BGB) is excluded.

(4) The customer may terminate on account of a defect under Section 543 (2) sentence 1 no. 1 BGB only after Respeak has had sufficient opportunity to remedy it and the remedy has failed.

Section 10 Data protection and confidentiality

(1) Respeak processes account data, in particular name, e-mail address, billing data and device identifiers, as controller. Details are set out in the privacy policy.

(2) In the desktop application, documents do not leave the customer's computer. Respeak does not process any document content in this mode; no processing on behalf of the customer takes place. An exception is glossary synchronisation, which is disabled by default: if the customer enables it, the glossary entries of the shared list are transferred to the Cloud.

(3) For the processing of documents in the Cloud and for glossary synchronisation, the parties conclude Respeak's data processing agreement under Art. 28 GDPR before the first upload.

(4) If the customer is subject to a duty of confidentiality under Section 203 StGB, the parties additionally conclude Respeak's agreement on the use of services and the obligation of confidentiality.

(5) Respeak does not use the customer's documents to train, evaluate or further develop models.

(6) Each party treats confidential information of the other party that becomes known to it under the contract as confidential, including after the end of the contract.

Section 11 Liability

(1) Respeak is liable without limitation for intent and gross negligence, for damage arising from injury to life, body or health, under a guarantee given and under the German Product Liability Act.

(2) In cases of slight negligence, Respeak is liable only for the breach of material contractual obligations, meaning obligations whose fulfilment makes the proper performance of the contract possible in the first place and on whose observance the customer may regularly rely. Liability is limited to the foreseeable damage typical for this type of contract, and to no more than the fees paid by the customer in the twelve months preceding the event giving rise to the damage.

(3) If the customer has passed on a result without the review under Section 5 (1), this is to be taken into account as contributory negligence when assessing a claim for damages (Section 254 BGB).

(4) For the loss of data on the customer's systems, Respeak is liable only to the extent of the restoration effort that would have been incurred had the customer made regular backups.

(5) The customer's claims for damages become time-barred one year after the statutory limitation period begins. This does not apply to the claims under paragraph 1.

(6) Paragraphs 1 to 5 also apply to the personal liability of Respeak's officers, employees and vicarious agents.

Section 12 Amendments to these Terms of Use

(1) Respeak may amend these Terms of Use with effect for the future if there is a legitimate reason, in particular a change in the law, new functions or changed technical processes. Amendments to the main performance obligations and to prices during the term are excluded; prices are governed solely by Section 7 (3).

(2) Respeak notifies amendments by e-mail at least four weeks before they take effect. If the customer does not object within four weeks of receiving the notification, the amendments are deemed accepted. Respeak points out this consequence separately in the notification.

(3) If the customer objects, the previous Terms of Use continue to apply. Respeak may then terminate the contract with two weeks' notice and refunds pro rata any fees paid in advance for the period after the end of the contract.

Section 13 Final provisions

(1) The law of the Federal Republic of Germany applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods.

(2) If the customer is a merchant, a legal entity under public law or a special fund under public law, the place of jurisdiction is Karlsruhe. Respeak may also sue the customer at its general place of jurisdiction.

(3) Declarations relating to the contract require text form unless these Terms of Use provide otherwise.

(4) If any provision of these Terms of Use is invalid, the remaining provisions remain valid. The statutory provision takes the place of the invalid provision.

(5) The German version of these Terms of Use is binding. The English version is provided for information only.