Schwärzen, anonymisieren, pseudonymisieren

Stellen in einem Dokument unkenntlich machen, meist mit einem schwarzen Balken. Entscheidend ist, dass der Text darunter aus der Datei gelöscht ist. Ein Balken, der nur darübergelegt wurde, lässt sich herauskopieren.

Den Personenbezug so entfernen, dass sich die Person auch mit Zusatzwissen nicht mehr bestimmen lässt. Anonyme Daten fallen nicht unter die DSGVO. Ob ein geschwärztes Dokument anonym ist, hängt vom übrigen Inhalt ab.

Angaben durch Kennzeichen ersetzen, sodass sie ohne zusätzliche Informationen keiner Person mehr zuzuordnen sind. Die Zuordnung wird getrennt aufbewahrt (Art. 4 Nr. 5 DSGVO). Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen.

Das Kennzeichen, das beim Pseudonymisieren an die Stelle einer Angabe tritt. Eine KI erkennt daran weiter, wer gemeint ist, und behält den Zusammenhang.

Die Liste, welcher Platzhalter für welche Angabe steht. Schwärzwerk exportiert sie getrennt vom Dokument. Wer sie hat, kann die Platzhalter wieder auflösen, deshalb bleibt sie bei Ihnen.

Sorgt dafür, dass dieselbe Person in allen Dokumenten eines Falls denselben Platzhalter bekommt. So bleibt über viele Schreiben hinweg erkennbar, wer gemeint ist.

Dieselbe Person steht in Akten oft in mehreren Schreibweisen, etwa „Klaus Müller“ und „Herr Müller“. Schwärzwerk schlägt solche Paare vor, und Sie bestätigen sie. Die zweite Schreibweise bekommt dann eine Unternummer und kommt beim Zurückführen so zurück, wie sie im Dokument stand.

Für eine Schreibweise legen Sie im Glossar einen eigenen Text fest. Sie erscheint im Ergebnis dann immer so, etwa als „Mandant A“ oder „der Kläger“. Die Zuordnungstabelle führt den Text wie einen Platzhalter.

Angaben unter anderem zu Gesundheit, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexueller Orientierung, politischer Meinung und ethnischer Herkunft. Für sie gelten strengere Regeln. Schwärzwerk schlägt sie eigens vor, ebenso Angaben zu Straftaten nach Art. 10.

Angaben, die in der Datei stecken und nicht auf der Seite stehen: Autor, Betreff, Schlagwörter, Lesezeichen, angehängte Dateien. Sie verraten oft mehr als der Text.

Macht den Text eingescannter Seiten lesbar, damit sich darin suchen und schwärzen lässt. Auch OCR genannt. In Schwärzwerk ist sie eingebaut.